Automações

Uma automação é uma regra que roda sozinha: quando algo acontece no atendimento — uma conversa é concluída, um contato entra numa lista, alguém some por dias — o SquadOS faz o que você mandou.

Ela mora em Automações, no bloco CRM do menu lateral:

Quem tem acesso: colaborador, administrador e dono. Quem só atende (papel atendente) não vê o módulo. A tabela completa está em Usuários e papéis.

Anatomia de uma automação

Toda automação tem duas partes:

• Um gatilho — o acontecimento que faz a automação começar. É o único tipo de passo que pode ficar no topo do fluxo, e sem ele a automação não salva.
• Os passos — o que acontece depois: enviar mensagem, aplicar tag, esperar dois dias, separar o fluxo em caminhos, analisar a conversa com IA.

No editor, os passos ficam separados em três abas, e a divisão diz o que cada um faz:

Aba	O que reúne
Gatilhos	O que faz a automação começar — cinco tipos
Ações	O que a automação faz no mundo — enviar, marcar, atribuir, chamar um sistema externo
Regras	O que só organiza o fluxo — condição, espera e encerramento

Salvar cria uma versão

Não existe um botão “Publicar” separado. Salvar é o que troca a versão que vale: a partir do clique, as próximas execuções usam o que você acabou de salvar.

Isso tem uma consequência que vale conhecer: execuções que já estavam em andamento continuam na versão anterior. Uma régua de follow-up que já está esperando três dias termina do jeito que começou — o diálogo de salvar avisa quantas execuções estão nessa situação.

Ligada e desligada

O interruptor da lista (e o do topo do editor) é o que decide se o gatilho cria execuções. Enquanto estiver Desativada, o fluxo existe, salva e pode ser testado — mas nada dispara.

O interruptor só liga depois que existe uma versão salva. Não é limitação de tela: o gatilho procura a versão publicada, e ligar uma automação sem versão não faria nada.

Reentrada: quantas vezes a mesma pessoa entra

Na aba Configurações do editor você decide quantas vezes o mesmo contato pode passar pela automação:

• Uma vez por conversa — cada conversa entra no máximo uma vez. É o padrão e serve para quase tudo.
• Uma vez por contato — a pessoa entra uma única vez, mesmo que abra outras conversas depois.
• Sempre — cada evento cria uma execução nova, inclusive para o mesmo contato. Use com cuidado: passos de IA cobram créditos a cada execução.

As proteções que valem sempre

Alguns cuidados não são passos que você monta — eles estão embutidos em todo passo que fala com o cliente (Enviar mensagem e Enviar e-mail). Quando uma delas bloqueia, a automação não falha: o passo é marcado como pulado e o motivo aparece nas execuções.

Proteção	O que ela impede
Descadastro	Contato que pediu para não receber mais nada não recebe. Nada destrava isso.
Conversa adiada	Se quem atende adiou a conversa (snooze), a automação não escreve antes da hora marcada.
A bola é sua	Se o cliente foi o último a falar, ele está esperando resposta de vocês — e a automação não escreve por cima.
Teto de frequência	No máximo 3 mensagens automáticas por contato a cada 24 horas, somando todas as automações da organização.
Janela de 24h do WhatsApp e do Instagram	Passadas 24 horas sem resposta do contato, a Meta só aceita mensagem escrita a partir de um modelo aprovado. Sem modelo escolhido, o passo não envia.

Só a terceira é dispensável, e só de propósito: desmarcar O contato responder nas condições de saída de um passo Aguardar é uma declaração explícita de que a régua continua mesmo se a pessoa responder. As outras quatro não são escolha de quem monta o fluxo.

Quando o SquadOS desliga a automação sozinho

Se um passo falha por configuração — e não por acaso —, o SquadOS desativa a automação em vez de repetir o erro em todos os contatos. Na lista, ela aparece com o selo Desativada automaticamente, e a tooltip diz o motivo. Os mais comuns:

• um passo está incompleto, faltando uma informação obrigatória;
• a mensagem ficou vazia ao ser montada, porque o texto usa um dado que aquele contato não tem;
• o canal usado para enviar está sem conexão ativa;
• o endereço configurado para receber os dados do webhook não é permitido.

Corrija o passo apontado e use Religar automação no aviso do editor.

Excluir

Excluir uma automação apaga junto todas as versões e todo o histórico de execuções dela. Não dá para desfazer — por isso o SquadOS pede confirmação com o nome na frente.

Por onde continuar

• Criando uma automação — o passo a passo, do zero até ligar.
• Gatilhos da automação — os cinco pontos de partida e seus filtros.
• Ações — o que a automação consegue fazer.
• Regras: condição, espera e encerramento — como o fluxo se separa e espera.
• Analisar com IA — ler a conversa e extrair dados dela.
• Variáveis — como trazer dados do contato e da conversa para dentro dos textos.
• Execuções e testes — conferir o que rodou e testar antes de ligar.