Reuniões externas por link

Uma reunião externa é uma videochamada com link para pessoas de fora da organização entrarem com a sua autorização. Ela vive na área Reuniões do Hub, em Reuniões externas, e pode ser imediata, agendada ou recorrente — sempre com transcrição e ata quando o plano permite.

Criar e gerenciar reuniões externas exige a permissão Gerenciar reuniões externas (external_meetings.manage). Acessar a área exige meetings.access, além do recurso de chamadas no plano.

Criar uma reunião

Em Reuniões externas, clique em Nova reunião e preencha:

• Nome da reunião — obrigatório, até 160 caracteres.
• Quando acontece — Começar agora (o link abre assim que você criar) ou Agendar (o lobby abre na hora marcada).
• Modo da chamada — Todos conversam (quem entra já pode falar e abrir a câmera) ou Palco (só quem você sobe ao palco fala; o resto assiste).
• Coorganizadores — aparece quando há outras pessoas elegíveis na organização.
• Permitir transcrição e ata — aparece quando a transcrição está liberada para a organização. Os participantes são avisados quando a gravação começa.

Clique em Criar link. Para uma reunião imediata, você já cai na sala; o link fica pronto para copiar.

Agendar para depois

Com Agendar selecionado, aparecem mais dois campos:

• Início — clique para abrir o calendário (dias passados ficam bloqueados) e escolha o dia; ao lado, digite a Hora de início no formato 24h.
• Duração prevista (minutos) — obrigatória para a reunião agendada.

A reunião agendada aparece em Agendadas, com botões para copiar o Link, Agenda (veja abaixo) e Abrir. Quem abre o link antes da hora vê o lobby com a contagem regressiva: o lobby abre 15 minutos antes do início marcado.

Reunião recorrente (mesmo link sempre)

1. No mesmo formulário, com Agendar selecionado, ligue Repetir (mesmo link).
2. Aparecem os dias seg ter qua qui sex sáb dom — o dia da data escolhida já vem marcado. Clique nos outros que quiser:
   • daily do time → seg a sex;
   • alinhamento três vezes por semana → seg, qua e sex;
   • reunião semanal → só um dia.
3. Clique em Criar link. A série aparece na faixa Recorrentes, no topo da tela, com o horário por extenso (“seg, qua e sex às 10:00”) e um selo (“Seg–sex”, “3x/semana” ou “Semanal”).

Como a série funciona:

• O link é fixo. Envie uma vez no grupo e pronto — é o mesmo para todos os encontros.
• A cada dia de reunião, a sala nasce sozinha quando a primeira pessoa abre o link, de 15 minutos antes até 12 horas depois do horário. Fora dessa janela, quem abre o link vê quando é a próxima reunião.
• Cada encontro gera a própria ata: cada dia vira uma reunião normal na lista, com transcrição e ata separadas.
• O horário é o da pessoa que criou a série; para quem vê de outro fuso, o rótulo mostra a hora local.
• Cancelar série (na faixa Recorrentes) pede confirmação. O link deixa de funcionar, mas as reuniões passadas e as atas são preservadas.

Adicionar ao Google Calendar

O botão Agenda existe nas reuniões agendadas e nas séries recorrentes. Ele abre o Google Calendar com o evento pronto: título, horário (uma hora de duração), link da sala na descrição e — se for série — a repetição configurada nos dias certos.

Para convidar pessoas, adicione os convidados na própria tela do Google Calendar antes de salvar: o Google envia os convites por e-mail com o link da sala. Não há login extra nem integração para configurar — funciona com qualquer conta Google.

Conduzir uma reunião no modo Palco

O Palco serve para aula, apresentação ou evento: quem está no palco fala e aparece; a plateia assiste. Uma reunião no modo Palco recebe até 100 pessoas; no modo Todos conversam, o limite é de 30.

Na plateia, a pessoa vê Você está assistindo com o total de pessoas na plateia e o botão Levantar a mão para pedir a palavra (e Baixar a mão para desistir).

Para o organizador, a faixa Plateia e palco mostra quantas pessoas estão assistindo e quantas mãos estão levantadas:

• Subir ao palco — convida a pessoa para falar. Ela recebe o aviso O organizador convidou você para o palco e escolhe Ativar microfone ou Agora não. Só o organizador decide quem sobe; ninguém da plateia abre o microfone por conta própria.
• Voltar à plateia — tira a pessoa do palco.
• Buscar participante — encontra alguém pelo nome.
• Bloquear mão levantada — ao ativar, ninguém da plateia consegue levantar a mão. As mãos que estavam levantadas abaixam, o botão Levantar a mão fica desabilitado e, ao passar o mouse, a plateia vê O anfitrião bloqueou a mão levantada. Quem entra depois já encontra o botão bloqueado. Desative para liberar de novo.

Acompanhar a chamada em janela flutuante

Durante a chamada, use Ver em janela flutuante na barra de controles para continuar vendo o vídeo enquanto trabalha em outra tela. O botão aparece quando o navegador oferece esse recurso e há um vídeo disponível. Para fechar pelo SquadOS, use Fechar janela flutuante.

A janela mostra um vídeo por vez, nesta ordem:

1. Tela compartilhada por outra pessoa, mesmo que o microfone dela esteja desligado.
2. Câmera de quem está falando agora, com microfone ligado. Se um falante estiver sem câmera, a janela considera os demais que estão falando.
3. Câmera da última pessoa que falou, durante as pausas, enquanto ela continuar na chamada com câmera disponível.
4. Outra câmera disponível: primeiro a de outro participante e, se não houver, a sua.

Desligar o microfone depois de falar não tira a pessoa da janela durante o silêncio. Assim que outra pessoa falar com câmera disponível, a janela acompanha essa pessoa. Se o último falante desligar a câmera ou sair, a janela usa outro vídeo disponível. Seu próprio compartilhamento de tela não aparece na miniatura.

Essa prioridade também vale para chamadas em salas internas. Se não houver nenhum vídeo disponível, a janela fecha.

Depois da reunião

As atas ficam em Atas (o grupo Reuniões por link), uma linha por chamada, com busca pelo título ou pelo conteúdo da ata. Reuniões excluídas aparecem no grupo Excluídas da lista, sob demanda.

Para as regras de salas internas e conversas diretas, veja Salas e conversas diretas.